Meetingkultur auf dem Prüfstand

Immer wieder berichten mir Führungskräfte, dass sie den Großteil ihrer Arbeitswoche in (Online-)Meetings verbringen. Die oftmals nahtlos aneinandergereihten Termine von Montag bis Freitag lassen nur wenig Zeit für Führung, strategische Planung und andere wichtige Aufgaben. Tatsächlich verbringt eine durchschnittliche Führungskraft 23 Stunden pro Woche in Besprechungen, wie eine Studie der Harvard Business School zeigt. 

Alarmierend ist jedoch: 71 % der Manager bewerten diese Meetings als ineffizient, und 65 % empfinden sie als Hindernis, das sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhält.

Doch mit einigen einfachen Maßnahmen lassen sich Meetings schlanker, effektiver und angenehmer gestalten. Drei Beispiele:

? Meetings clever timen
- Halbe oder volle Stunden ade: Wird zu einer Besprechung beispielsweise um 10:10 Uhr eingeladen und endet sie laut Einladung um 10:55 Uhr, wirkt dies zunächst merkwürdig. Doch die somit entstehenden Pausen zwischen den Meetings ermöglichen es durchzuatmen, Aufgaben nachzubereiten oder sich auf das nächste Meeting vorzubereiten. 
- Timeboxing: Wer 60 Minuten Zeit für eine Aufgabe hat, benötigt 60 Minuten. Wer nur 30 Minuten für die gleiche Aufgabe hat, benötigt nur 30 Minuten – so lehrt uns das Parkinsonsche Gesetz. Was ursprünglich in 60 Minuten besprochen wird, lässt sich in vielen Fällen auch in 45 Minuten klären. 
- Meetingfreier Tag pro Woche: Ob es ein ganzer Tag oder zwei Nachmittage pro Woche sind – ein Commitment für die gesamte Organisation verschafft allen die Möglichkeit für fokussiertes Arbeiten. 

? Ablenkungen minimieren:
- Check-in-Runde: Meetings mit einer kurzen Check-in-Runde zu beginnen, lenkt die Aufmerksamkeit auf das Thema.
- Klare Meeting-Etiketten: Kameras an, volle Präsenz und keine parallelen Aufgaben.

? Fokus und Effizienz erhöhen 
- Digitale Tools: Tools wie Conceptboard (mein persönlicher Favorit), Miro oder Trello machen Inhalte sichtbar und ermöglichen eine interaktive Zusammenarbeit.
- Statt PowerPoint-Präsentationen: Ein prägnantes Dokument, z. B. ein One-Pager, den alle vorab studieren können, spart Zeit und lenkt die Diskussion auf die wesentlichen Punkte.

Je größer die Organisation, desto anspruchsvoller ist es, eine Meetingkultur zu verändern. Tauscht Euch mit Kolleg*innen über Möglichkeiten zur Verbesserung aus, hinterfragt Routinen, gibt Euch Feedback und lebt das neue Meetingverhalten konsequent vor.